Les comptes inactifs, en particulier, représentent un risque de sécurité important. Souvent créés il y a longtemps et laissés à l’abandon, ils sont plus susceptibles d’avoir des mots de passe faibles ou d’être dépourvus de mesures de sécurité avancées comme l’authentification à deux facteurs. De plus, leurs propriétaires sont moins à même de remarquer rapidement une activité suspecte.
De ce fait, seuls les comptes inactifs sont menacés de suppression. Pour être considérés comme tels, ils ne doivent pas avoir été utilisés depuis deux ans. Un compte qui n’est plus utilisé comme messagerie mais comme espace de stockage pendant cette durée peut donc disparaître même s’il contient de nombreux fichiers.
Cependant, faire une action sur Gmail ou plus largement sur Workspace suffit à rendre le compte actif aux yeux de Google. Concrètement, il peut s’agir de lire ou d’envoyer un email via Gmail, de stocker ou de partager un fichier sur Google Drive, de regarder une vidéo YouTube en étant connecté à son compte, partager, télécharger une application sur le Google Play Store…
De plus, Google a prévu plusieurs exceptions à la suppression des comptes inactifs. Le compte n’est pas supprimé en cas d’abonnement en cours qui y est rattaché, si le compte contient une carte-cadeau avec un solde actif, si du contenu numérique payant est archivé sur le compte (livres, films…) ou si le compte est géré par Family Link pour les enfants. Il est également important de noter que cette politique ne s’applique qu’aux comptes personnels. Les comptes d’organisations, d’écoles ou d’entreprises ne sont pas concernés. De plus, cette suppression massive de comptes concerne uniquement les comptes personnels. Les organisations comme les écoles et les entreprises sont donc épargnées.
En principe, Google envoie un mail quelques jours avant de procéder à la suppression du compte, à l’adresse mail du compte concerné ainsi qu’à l’adresse mail de récupération. Cela doit laisser le temps aux utilisateurs de procéder à une action.